Tips Pengiriman Invoice

Pembayaran yang terlambat bisa disebabkan oleh banyak hal. Namun, ada beberapa kesalahan dasar yang dapat menjadi penyebab utama hal tersebut. 

Invoice merupakan sebuah dokumen yang diberikan oleh pihak penjual (barang/jasa) kepada pihak pembeli untuk mengajukan pembayaran. Bisnis menggunakan invoice sebagai bentuk ringkasan keseluruhan biaya atas produk atau jasa yang sudah diterima. Di dalam sebuah invoice akan tercantum detail dan deskripsi pekerjaan, sekaligus ketentuan pembayaran. Selain itu, invoice juga memiliki beberapa fungsi dasar, seperti sebagai catatan dan lacak bayar. Biasanya pihak pembeli menyimpan invoice untuk memastikan nilai bayar yang sudah atau akan mereka kirimkan. Mari kita lihat beberapa tips pengiriman invoice sekaligus kesalahan apa saja yang perlu dihindari guna memperlancar prosesnya.

1. Kirimkan invoice Anda tepat waktu atau sesegera mungkin

Terkadang pihak penjual atau pemberi jasa tidak langsung mengirimkan invoice begitu sebuah pekerjaan selesai. Ini merupakan salah satu kesalahan paling umum yang sering ditemukan. Dan ketika hal tersebut terjadi, sudah hampir dapat dipastikan bahwa pembayaran akan terlambat. Ini secara khusus akan terjadi apabila pihak klien memiliki banyak proyek yang berjalan bersamaan dan dengan demikian berarti ada lebih dari satu invoice pula yang ditangani. Keterlambatan pengiriman invoice akan menempatkan pembayaran terkait berada di baris bawah daftar bayar oleh klien.

2. Permudah dan sederhanakan

Invoice harus jelas dan mudah dimengerti. Ragam informasi yang ada di dalamnya jangan sampai membingungkan pihak penerima/klien. Pastikan tercantum semua komponen penting: nomor invoice, tanggal (pekerjaan selesai dan pengiriman invoice), detail pekerjaan, biaya, nama dan kontak, serta syarat dan ketentuan. Semua informasi tersebut harus jelas terbaca. Dan agar semakin efektif, disarankan pula untuk mencantumkan lebih dari satu metode bayar guna mempermudah keseluruhan proses.

3. Komunikasikan dengan klien

Di dalam invoice Anda, tentu sudah disebutkan syarat dan ketentuan pembayaran, termasuk batas waktu bayar. Penting untuk mengkomunikasikan hal tersebut dengan klien, secara khusus bila ini merupakan kali pertama Anda bekerja bersama. Silakan  komunikasikan hal tersebut (follow up) melalui email atau media komunikasi lain yang sudah disepakati. Pastikan klien sudah menerima invoice yang dikirimkan dan mereka paham bagaimana prosesnya. Jelas hal ini hanya perlu dilakukan ketika Anda bekerja dengan klien baru yang mungkin belum dikenal baik atau bila ada kecenderungan keterlambatan dalam pembayaran Anda.

4. Lakukan penyesuaian ketika dibutuhkan

Pada dasarnya, jelas tidak ada yang ingin berurusan dengan keterlambatan pembayaran. Dibayar tepat waktu merupakan hal yang seharusnya. Itulah mengapa meskipun terdapat ragam pendekatan dalam hal pengiriman invoice, satu atau dua penyesuaian dapat dilakukan jika dirasa perlu. Ada beberapa hal yang dilakukan oleh pihak penjual atau pemberi jasa guna memastikan proses pengiriman pembayaran yang lebih mulus. Beberapa contohnya termasuk pembayaran di muka, pengiriman pengingat (reminder), serta penundaan kelanjutan kerja ketika pembayaran belum selesai. Tentu saja hal-hal seperti ini tidak perlu dilakukan ketika semua proses berjalan lancar-lancar saja. Penyesuaian tersebut hanya perlu apabila Anda menghadapi klien yang punya kebiasaan menunda pembayaran. Ini bertujuan agar kedua belah pihak berada di jalur yang sama dalam hubungan profesional yang disepakati.

Sembari melakukan penyesuaian dengan sistem invoice bisnis Anda, ada satu hal lagi yang mungkin memerlukan penyesuaian guna kelancaran operasi harian, yaitu payroll atau pembayaran dan manajemen gaji. Ini mungkin tidak terkait langsung dengan proses invoice Anda kepada klien, tetapi akan mempengaruhi pekerjaan tim keuangan Anda. Pembayaran dan manajemen gaji merupakan sebuah proses yang selalu memakan waktu. Ketika efisiensi menjadi hal utama yang dipertimbangkan, penting untuk melihat opsi lain yang bisa menjadi solusi untuk diterima. Dan opsi itu adalah Kayaroll. Ini adalah aplikasi pembayaran dan manajemen gaji yang dirancang untuk berbagai bisnis di luar sana, mulai dari perusahaan skala besar hingga usaha kecil-menengah serta startup. Kayaroll merupakan sebuah one-stop solution yang melakukan proses automasi untuk pekerjaan-pekerjaan payroll bisnis Anda dan memungkinkan tim keuangan beserta tim HR Anda fokus ke hal lain yang tidak kalah penting. Dan karena kami benar-benar serius dengan komitmen untuk membantu ragam bisnis di luar sana, termasuk bisnis Anda, kami memberikan penawaran gratis untuk fungsi penuh Kayaroll bagi seratus bisnis pertama yang mendaftar. Dengan demikian, Anda bisa melihat langsung apa yang Kayaroll lakukan untuk operasi dan kinerja bisnis Anda, membentuk sistem pembayaran dan manajemen gaji yang lebih efisien.